Veel leidinggevenden vinden het voeren van een functioneringsgesprek best lastig. Toch is het onmisbaar voor iedere onderneming met personeel. Daarom wordt er door de meeste bedrijven jaarlijks een functioneringsgesprek gepland, met als doel het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Maar hoe bereid je dit voor? En hoe zorg je ervoor dat het gesprek gestructureerd verloopt? Wij geven je een aantal handige tips voor een goed en effectief functioneringsgesprek.
Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding, is het halve werk. Zeker als we het hebben over een functioneringsgesprek. Met deze drie stappen ga jij als leidinggevende goed voorbereid het gesprek in.
1. De planning
Pak de agenda’s er op tijd bij, zodat je ruim van tevoren een afspraak kan maken. Reserveer ruim een uur voor het gesprek, maar niet te lang. Functioneringsgesprekken die langer dan anderhalf uur duren, zijn eigenlijk te lang. Licht de werknemer ongeveer twee weken van te voren in over het geplande gesprek. Zo geef je deze ook de kans het gesprek goed voor te bereiden. Vraag diegene eventueel ook zelf gespreksonderwerpen in te brengen voor een dynamisch gesprek.
2. Informatie verzamelen
Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Ga goed voorbereid het functioneringsgesprek in, door voldoende concrete informatie over het functioneren van de werknemer te verzamelen. Werkt de werknemer efficiënt? Beschikt degene over voldoende technische kennis? En voldoet het geleverde werk aan de kwaliteitseisen? Daarnaast kan je ook andere zaken aanhalen, zoals klantvriendelijkheid, de sfeer in de werkplaats en de onderlinge band met collega’s.
3. Het gesprek voorbereiden
Op basis van de informatie die je verzamelt, stel je een lijst met gesprekspunten op. Licht ieder punt kort toe, zodat ook voor de werknemer duidelijk is waar het over gaat. Is de werknemer ook aan de slag gegaan met een lijst met gespreksonderwerpen? Wissel dan ongeveer een week voor het gesprek de lijst met gesprekspunten uit. Zo hebben jullie beiden voldoende tijd het gesprek voor te bereiden.
Tijdens het gesprek
Reserveer op de dag van het functioneringsgesprek een rustige plek en print de lijst met gesprekspunten uit. Hoe je het gesprek vlot kan laten verlopen, lees je hieronder.
1. De aftrap
Begin met het uitleggen van het doel van het gesprek. Leg uit dat het gaat om de verbeterpunten wat betreft het het functioneren binnen de organisatie en van de onderlinge samenwerking. Neem vervolgens de agenda door en verdeel de tijd over de gespreksonderwerpen.
2. De gesprekspunten
Begin het gesprek met de punten die door de medewerker zijn aangedragen. Heeft de werknemer een punt van kritiek? Ga hier dan op in, zonder jezelf gelijk te verdedigen en geef aan dat je op zoek gaat naar een oplossing.
Vervolgens is het jouw beurt. Benoem eerst de dingen die goed gaan en geef eventueel een compliment. Daarna kan je aangeven wat er minder goed gaat. Vraag de werknemer om een reactie of oplossing. Hierdoor leg je de verantwoordelijkheid bij de medewerker en vergroot je het draagvlak van de oplossing.
3. Afspraken maken
Maak concrete afspraken en leg deze schriftelijk vast. Spreek ook een datum af wanneer deze afspraken nagekomen moeten zijn. Tot slot vat je het gesprek kort samen. Na het gesprek maak je een gespreksverslag op, waarin je beide kanten toelicht. Voeg ook de gemaakte afspraken aan dit verslag toe.
Met bovenstaande tips en handvatten wordt het voeren van een functioneringsgesprek met jouw werknemers een stuk makkelijker. Wil je graag meer leren over succesvol leidinggeven? Bekijk dan de mogelijkheden van het Management opleidingsplan van Automotive Academy. Hierin leren wij je in een aantal modules de vaardigheden, die je helpen beter leiding te geven.
Deel deze pagina met je netwerk!